Een vervelend, maar niet ongewoon scenario voor freelancers: je hebt geleverd, de factuur staat open, en er gebeurt niets. Hier het stappenplan, en wat je wettelijk aan compensatie mag vragen.

Let op: dit is algemene informatie, geen juridisch advies voor jouw specifieke situatie. Raadpleeg bij aanhoudende problemen een jurist of incassospecialist.

Stap 1: de betalingsherinnering

Zodra de afgesproken betalingstermijn (vaak 30 dagen, tenzij je een kortere termijn hebt afgesproken) is verstreken zonder betaling, stuur je een korte, vriendelijke betalingsherinnering. Verwijs naar de factuur en de oorspronkelijke afspraak, en geef een redelijke nieuwe termijn (bijvoorbeeld 14 dagen).

Stap 2: de aanmaning

Reageert de opdrachtgever niet op de herinnering, dan volgt een formelere aanmaning. Hierin:

Verwijs je naar de factuur, de eerdere herinnering, en eventuele contactpogingen
Geef je een laatste betalingstermijn (vaak 14 dagen)
Kondig je aan dat je bij uitblijven van betaling incassokosten en wettelijke rente in rekening gaat brengen

Verstuur een aanmaning bij voorkeur zowel per e-mail als aangetekende post, zodat je een bewijs van ontvangst hebt mocht het verder escaleren.

Wat mag je in rekening brengen?

Bij een zakelijke opdrachtgever (B2B) mag je, zodra de betalingstermijn is verstreken, direct incassokosten in rekening brengen, zonder dat je hier eerst een kosteloze aanmaning voor hoeft te sturen (dat is alleen verplicht bij particuliere klanten). De hoogte van deze incassokosten is wettelijk vastgelegd via een percentage van het openstaande bedrag, met een minimum van doorgaans € 40. Daarnaast mag je wettelijke (handels)rente in rekening brengen over het openstaande bedrag, vanaf de dag na de vervaldatum.

Let op: de exacte percentages en regels wijzigen weleens — check de actuele bedragen bijvoorbeeld via de Rijksoverheid of een incassospecialist voordat je dit toepast.

Stap 3: incassobureau of incasso-advocaat

Werkt de aanmaning niet, dan kun je een incassobureau inschakelen (vaak op "no cure no pay"-basis, tegen een percentage van het geïnde bedrag) of een incasso-advocaat, die ook een dagvaarding kan opstellen of eventueel een faillissement kan aanvragen bij aanhoudende wanbetaling.

Stap 4: de rechter

Als laatste stap kun je een gerechtelijke procedure starten, waarbij je naast de hoofdsom ook de incassokosten en wettelijke rente kunt vorderen. Bij internationale opdrachtgevers kan een Europese betalingsbevelprocedure een optie zijn.

Voorkomen is beter dan innen

Leg alles vooraf schriftelijk vast — een heldere offerte (zie de blogpost hierover) met betalingsvoorwaarden voorkomt discussie achteraf.
Vraag bij nieuwe, onbekende opdrachtgevers een aanbetaling. Een percentage vooraf (bijvoorbeeld 30-50%) beperkt je risico aanzienlijk.
Doe vooraf even research bij een onbekende opdrachtgever — een korte zoekopdracht kan al laten zien of anderen eerder problemen met betaling hebben ervaren.
Bewaar alle correspondentie, inclusief mondelinge afspraken die je schriftelijk bevestigt — dit is je bewijsmateriaal als het toch misgaat.

Blijf zakelijk, ook als het je persoonlijk raakt

Een niet-betalende opdrachtgever voelt al snel als een persoonlijke belediging na al het werk dat je erin hebt gestoken. Probeer de correspondentie toch zakelijk en feitelijk te houden — dit werkt niet alleen beter richting de opdrachtgever, maar staat je ook sterker als het uiteindelijk tot een juridisch traject komt.

Bij het schrijven van deze tekst heb ik gebruikgemaakt van AI als hulpmiddel, bijvoorbeeld voor het structureren en opstellen van de tekst. De uiteindelijke inhoud is door mij beoordeeld, aangevuld en geredigeerd.

Wat te doen bij een opdrachtgever die niet (op tijd) betaalt