Er is een verschil tussen een project dat stopt en een project dat stilvalt. Bij stoppen is er een duidelijk moment, een besluit, een einde. Stilvallen is vager. De opdrachtgever gaat gewoon niet meer verder met reageren, of het project zakt weg onder een reorganisatie, een koerswijziging, een prioriteitenlijst die ineens anders is ingedeeld.

Dit is lastiger om mee om te gaan dan een duidelijke stop. Er is niets om op te reageren. Geen slecht nieuws om te verwerken, gewoon stilte.

De verschillende vormen die dit aanneemt

Soms hoor je een tijd niets, en als je navraagt krijg je een vaag "we komen er nog op terug". Soms verandert er iets bij de opdrachtgever zelf, een reorganisatie, een nieuwe art director die andere keuzes maakt, een uitgeverij die haar fondslijst herziet. En soms wordt het project stilletjes vervangen door iets anders, zonder dat iemand het je expliciet meldt.

Geen van deze varianten is per se een teken dat je iets verkeerd deed. Het zegt vaak meer over interne processen bij de opdrachtgever dan over de kwaliteit van je werk.

Wat ik heb geleerd om als eerste te doen

Niet meteen aannemen dat het project dood is. Een project dat stilvalt, is niet hetzelfde als een project dat is afgeblazen. Het onderscheid maakt nogal wat uit voor hoe je erop reageert.

Ik stuur na een redelijke stilte, meestal een paar weken, een korte, neutrale check-in. Geen verwijt, geen ongeduld in de toon, gewoon een vraag naar de status. Iets als: "Ik hoor graag hoe het ervoor staat met het project, zodat ik mijn planning daarop kan afstemmen." Die laatste zin is niet toevallig. Het geeft de opdrachtgever een reden om te reageren die niet alleen over hun eigen proces gaat.

Als het antwoord vaag blijft

Krijg je een ontwijkend antwoord, of helemaal geen antwoord, dan is het tijd om zelf een grens te trekken. Niet uit frustratie, maar omdat onbepaalde tijd wachten je eigen planning en inkomen ondermijnt.

Ik stel dan een concrete datum voor. "Als ik voor [datum] niets hoor, ga ik ervan uit dat het project niet doorgaat op dit moment, en pas ik mijn planning daarop aan." Dit is geen ultimatum, het is gewoon een manier om zelf weer grip te krijgen op iets wat anders in het vage blijft hangen.

Wat er financieel en contractueel speelt

Kijk terug naar wat er is afgesproken over een voorschot of aanbetaling. Heb je die al ontvangen, dan is dat meestal niet-terugvorderbaar, ook als het project uiteindelijk niet doorgaat. Zie ook de blogpost over het verschil tussen een voorschot en een niet-terugvorderbaar voorschot.

Heb je al werk geleverd waar nog niet voor betaald is, dan is dit het moment om daar helder over te zijn, ook al voelt het ongemakkelijk om over geld te beginnen terwijl de rest van het project in de lucht hangt.

Als het project wél terugkomt, maar veranderd

Soms leeft een project na een tijd weer op, maar niet in de vorm waarin het begon. Een ander thema, een andere doelgroep, een kleiner budget na een reorganisatie. Dit is het scenario waar ik het specifiek over wil hebben, want het is anders dan een project dat simpelweg stopt.

Hier speelt een eerlijke vraag aan jezelf. Is dit nog hetzelfde project met een paar aanpassingen, of is het eigenlijk een nieuw project geworden dat toevallig dezelfde naam draagt. Dat onderscheid bepaalt of je oorspronkelijke afspraken nog gelden, of dat er een nieuwe offerte en planning nodig is.

Ik neem dit niet zomaar aan zonder het te bespreken. Een korte, duidelijke vraag helpt: "Fijn dat het weer oppakt. Even voor de duidelijkheid, gaan we uit van de oorspronkelijke afspraken, of is dit inmiddels een ander project geworden qua omvang?"

De emotionele kant hiervan

Een project dat wegzakt zonder duidelijk einde is lastiger te verwerken dan een helder afscheid. Er is geen moment om het los te laten, en tegelijk zit er geen energie meer in om verder te bouwen.

Ik merk dat het helpt om het voor mezelf toch als een soort afronding te behandelen, ook al is het geen officieel einde. Even stilstaan bij wat het project je heeft opgeleverd tot dit punt, in plaats van het in een soort permanent tussenstadium te laten hangen. Zie ook de blogpost over afscheid nemen van een langlopend project, die dieper op dit gevoel ingaat.

De kern

Een project dat stilvalt vraagt om een andere aanpak dan een project dat stopt. Niet meteen loslaten, maar ook niet eindeloos wachten zonder zelf een grens te stellen. En als het terugkomt, opnieuw kijken of de oorspronkelijke afspraken nog kloppen, in plaats van er automatisch van uit te gaan dat alles hetzelfde is gebleven.

Bij het schrijven van deze tekst heb ik gebruikgemaakt van AI als hulpmiddel, bijvoorbeeld voor het structureren en opstellen van de tekst. De uiteindelijke inhoud is door mij beoordeeld, aangevuld en geredigeerd.

Wat te doen als een project stilvalt bij de opdrachtgever